مصوبات شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات کشور «دستور العمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی» با اصلاحات و الحاقات بعدی

مرجع رسمی — 1399/07/22

مصوبات شماره دو جلسه هفدهم شورای اجرایی فناوری اطلاعات کشور «دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی» مصوب 1399,07,22 با اصلاحات و الحاقات بعدی مقدمه شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ 22/ 7/ 1399 بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ 6/ 5/ 99 در خصوص یکسان سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل های لازم برای ساماندهی این گونه اسناد و مدارک و در راستای اجرای قانون اسناد ملی ایران مصوب 17/ 2/ 1349 و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده (۵) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره ۲۶۰۹۶۹ /38951 مورخ 26/ 12/ 1388 در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فرادادههای ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق اداری، شیوه نامه فنی پیاده سازی آن‌ را تصویب نمود . ماده ۱ـ تعاریف اسناد الکترونیکی: به اسنادی اطلاق می شود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت ها و تصمیم های دستگاه های اجرائی بوده و بر روی رسانه های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش ، تبادل و ذخیره می شوند . فراداده های اسناد الکترونیکی: عناصر داده ای مورد نیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف (موضوع بند الف و ب ماده ۵ قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام مند اسناد الکترونیکی را فراهم می کنند . داده های پایه: داده هایی هستند که به عنوان مقادیر معین (مانند ردیف های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه بندی اسناد و ...) در سامانه های اسناد الکترونیکی مورداستفاده قرار می گیرند . شمس: شناسه ملی سند که به اختصار شمس نامیده می شود، موضوع ماده ۵ بخشنامه شماره ۱۷۳۹۸۳۶ مورخ 15/ 12/ 1396 سازمان اداری و استخدامی کشور . دستگاه های اجرایی: دستگاه های موضوع ماده ۵ قانون مدیریت خدمات کشوری به استثنای دستگاه های لایحه اصلاح ماده (۸) قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران . سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران . سماد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقه بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد ۱۶۱۷۵ ISO بر روی اسناد الکترونیکی اعمال می کند . ماده 2ـ اهداف 1 ـ استانداردسازی فراداده های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و به کارگیری آن در سامانه های مرتبط در دستگاه های اجرایی کشور . 2ـ تعیین قالب های فایل مورد تأیید در تولید اسناد الکترونیکی . 3ـ اختصاص شناسه ملی سند(شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید . 4ـ اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه های دستگاه های اجرایی کشور . 5ـ تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان . ماده 3ـ تکالیف دستگاه های موضوع مصوبه : ۱ـ سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران 1- 1 تهیه و به روزرسانی استاندارد فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه نامه فنی پیاده سازی آن، اولویت های قالب فایل های اسناد الکترونیکی، ردیف های تعیین تکلیف اسناد و شیوه نامه ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا ۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه . 1- 2 پیگیری پیاده سازی و استفاده از سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل پذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا ۱۵ ماه پس از ابلاغ این مصوبه . 1- 3 ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی، حداکثر تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ این مصوبه . 1- 4 تهیه شیوه نامه استاندارد فراداده های رایانامه های سازمانی دستگاه های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا ۶ ماه پس از ابلاغ این مصوبه . 1- 5 ارائه گواهی نامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت ۱ ماه از تاریخ درخواست شرکت تولیدکننده سامانه . 1- 6 تهیه و تدوین اصطلاح نامه عمومی اداری و به روزرسانی آن حداکثر ظرف مدت ۶ ماه پس از ابلاغ مصوبه . ۲ـ وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات 2- 1 فراهم نمودن زیرساخت ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه های اجرایی و سازمان . 2- 2 همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی . ۳ـ سازمان اداری و استخدامی کشور 3- 1 ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاه های اجرایی به منظور استفاده در تدوین اصطلاح نامه های اداری عمومی و تخصصی . 3- 2 اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی به منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی . 3- 3 لحاظ نمودن شاخص های مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاه های اجرایی . 3- 4 دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیش نویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آن ها . 4ـ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور 4- 1 ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس . ۵ ـ وزارت صنعت، معدن و تجارت : 5- 1 استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد . ۶ ـ دستگاه های اجرایی 6- 1 استفاده از سامانه های دارای گواهی نامه استاندارد اسناد الکترونیکی حداکثر ظرف مدت یک سال از تاریخ ابلاغ این مصوبه . 6- 2 انتقال داده ها و اسناد الکترونیکی تولید شده قبل از این مصوبه به سامانه های استاندارد حداکثر ظرف مدت یک سال پس از ابلاغ . تبصره 1ـ سازمان برنامه ‌و بودجه کشور هزینه های لازم برای اجرای تکالیف این ماده را در لایحه بودجه سنواتی دستگاه های اجرایی پیش بینی نماید . 6- 3 تولید اصطلاح نامه اختصاصی در چارچوب شیوه نامه های استاندارد (۲۵۹۶۴ ISO ) با همکاری سازمان. 6- 4 استفاده از شمس در تولید اسناد الکترونیکی . 6- 5 اتصال به سماد برای تعیین تکلیف و انتقال اسناد الکترونیکی بر اساس قانون اسناد ملی ایران و به روزرسانی داده های پایه در سامانه های خود پس از استانداردسازی، حداکثر ظرف مدت ۲۴ ماه پس از ابلاغ مصوبه . 6- 6 استفاده از گواهی امضای الکترونیکی در کلیه سامانه های تولید اسناد الکترونیکی، حداکثر ظرف مدت ۱۲ ماه پس از ابلاغ مصوبه .