آئین نامه حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس با اصلاحات و الحاقات بعدی

مرجع رسمی — 1403/11/28

آئین نامه حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مصوب 1403,11,28 با اصلاحات و الحاقات بعدی مقدمه حفاظت و نگهداری از آثار و ارزش های دفاع مقدس و ثبت حماسه های جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نظامی و جلوگیری از نابودی و تحریف و یا به فراموشی سپرده شدن میراث گران به

آئین نامه حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مصوب 1403,11,28 با اصلاحات و الحاقات بعدی مقدمه حفاظت و نگهداری از آثار و ارزش های دفاع مقدس و ثبت حماسه های جاودانه امت اسلام و آثار آن در شئون فرهنگی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و نظامی و جلوگیری از نابودی و تحریف و یا به فراموشی سپرده شدن میراث گران بهای خون پاک ایثارگران اسلام و دستاوردهای دفاع مقدس در ماده (3) اساسنامه بنیاد مصوب 1383/12/22 مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا حضرت امام خامنه ای عزیز(مدظله العالی) تصریح شده است. این آئین نامه در راستای تداوم اقدامات بنیاد و تحقق تدابیر مقام معظم رهبری در بخش حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس تدوین می شود. ماده 1) هدف هماهنگی و ایجاد وحدت رویه برای مدیریت بر فرآیند "شناسایی، جمع آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری و بهره برداری از اسناد مرتبط با دفاع مقدس" برای جلوگیری از تحریف و فراموشی تاریخ، تسریع در بهره برداری از میراث گران بهای دفاع مقدس با مشارکت و همکاری دستگاه های مرتبط. ماده 2) تعاریف و اختصارات 1- 2 - بنیاد: بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس. 2- 2 - اساسنامه بنیاد: اساسنامه بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس، مصوب 1383/12/22 مقام معظم رهبری و فرماندهی کل قوا. 3- 2 - شورای اسناد و مدارک: منظور شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس به عنوان مرجع سیاستگذاری، هدایت، هماهنگی و نظارت در خصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس است. 4- 2 - کارگروه اسناد و مدارک استانی: منظور کارگروه تخصصی «آموزش، پژوهش و اسناد دفاع مقدس» یکی از زیرمجموعه های شورای هماهنگی حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس استان ها (مصوب هیئت امنای بنیاد مورخ 1393/12/21) محسوب می شود. 5- 2 - سازمان اسناد: منظور سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می باشد که در تابعیت بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس قرار دارد. 6- 2 - سازمان اسناد ملی: منظور سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می باشد. 7- 2 - اسناد: کلیه اطلاعات و آثار مکتوب و غیرمکتوب در هر شکل یا هر نوع رسانه که در راستای انجام وظایف قانونی یا فعالیت شخصی و سازمانی تولید یا دریافت شده و محتوای آن قابل استناد، دارای ارزش حفظ و نگهداری و انتقال اطلاعات یا پیام باشد. 8- 2 - اسناد و مدارک دفاع مقدس: هرگونه اطلاعات ثبت و ضبط شده در هر قالب و هر نوع رسانه (اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری و الکترونیکی) که توسط اشخاص حقیقی و حقوقی یا سازمان ها، در راستای انجام وظایف سازمانی یا فعالیت ها و علائق شخصی ، ایجاد یا دریافت شده و موضوع آنها مستقیم و یا غیر مستقیم در خصوص جنگ تحمیلی هشت ساله (1359/06/31 لغایت 1367/05/27) و نیز رخدادهای پیرامونی و یا مرتبط با آن ، قبل از آغاز رسمی و بعداز پایان دفاع مقدس و اسناد جبهه مقاومت است که به عنوان گواهی فعالیت برای مراجعه و یا استناد، واجد ارزش نگهداری دائمی می باشد، نظیر مکاتبات فرماندهان یگان های رزمی، وصیت نامه ها، دست نوشته ها و نامه شخصی رزمندگان، مصاحبه تاریخ شفاهی، فیلم ها، عکس ها، طرح ها، نقشه ها و کالک های عملیاتی تولید یا دریافت می شود را شامل می گردد. اسناد مرتبط با بنیاد شهید و امور ایثارگران با هماهنگی آن بنیاد انجام می شود. 9- 2 - سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول: کلیه دستگاه های لشگری و کشوری، سازمان ها، نهادهای انقلاب اسلامی و شرکت های تحت پوشش وابسته یا تابعه آنها و شرکت هایی که به نحوی از انحاء از بودجه عمومی استفاده می نمایند، مؤسسات فرهنگی و سازمان های مردم نهاد، مؤسسات عمومی غیردولتی. ماده 3) مستندات الف ـ بندهای"الف، هـ ، و، ز" از ماده (3) اساسنامه بنیاد ب ـ هدف های راهبردی(2 و3) از موضوع راهبردی شماره(1) سند راهبردی بنیاد ج ـ فصل پنجم آئین نامه حفاظت اسناد، مدارک و اطلاعات طبقه بندی شده نوشتاری و الکترونیکی در نیروهای مسلح ابلاغی 1393/05/18 د ـ آئین نامه حفاظت اسناد و مدارک طبقه بندی شده ابلاغی شورای عالی امنیت ملی. ه ـ قانون اساسنامه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مصوب 1349/02/17 و اصلاحیه شورای عالی اداری 1381/06/09 ماده 4) ترکیب شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس 1- 4 - رئیس بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس (رئیس) 2- 4 - معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی 3- 4 - رئیس شورای اسناد ملی 4- 4 - نماینده تام الاختیار دادستان کل کشور 5- 4 - نماینده تام الاختیار رئیس دیوان محاسبات کشور 6- 4 - نماینده تام الاختیار ستاد کل نیروهای مسلح. 7- 4 - نماینده تام الاختیار فرمانده کل آجـا 8- 4 - نماینده تام الاختیار فرمانده کل سپـاه 9- 4 - نماینده تام الاختیار فرمانده کل انتظامی 10- 4 - نماینده تام الاختیار وزیر جهاد کشاورزی 11- 4 - نماینده تام الاختیار وزیر دفاع و پشتیبانی نیروهای مسلح. 12- 4 - نماینده تام الاختیار وزیر امور خارجه. 13- 4 - نماینده تام الاختیار وزیر میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری. 14- 4 - نماینده تام الاختیار وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی. 15- 4 - نماینده تام الاختیار وزیر بهداشت، درمان و آموزش پزشکی. 16- 4 - نماینده تام الاختیار وزیر علوم، تحقیقات و فناوری. 17- 4 - نماینده تام الاختیار وزیر کشور. 18- 4 - نماینده تام الاختیار سازمان فرهنگ و ارتباطات اسلامی. 19- 4 - نماینده تام الاختیار رئیس بنیاد شهید و امور ایثارگران. 20- 4 - نماینده تام الاختیار رئیس سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری. 21- 4 - نماینده تام الاختیار رئیس سازمان صدا و سیما. 22- 4 - نماینده تام الاختیار مدیریت حوزه های علمیه. 23- 4 - نماینده تام الاختیار رئیس دفتر سیاستگذاری و نظارت راهبردی حفاظت اطلاعات نیروهای مسلح. 24- 4 - نماینده تام الاختیار رئیس دفتر عقیدتی و سیاسی فرماندهی کل قوا. 25- 4 - رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس (دبیر و عضو شورا). تبصره 1: بنا به پیشنهاد دبیر و موافقت رئیس شورای اسناد و حسب ضرورت، از نمایندگان سازمان های لشکری و کشوری و کارشناسان خبره مرتبط با موضوع جلسه دعوت به عمل می آید. تبصره 2: جلسات شورای اسناد با حضور (نصف به علاوه یک اعضا) رسمی است و تصمیمات آن با اکثریت آراء حاضرین اتخاذ می گردد. تبصره 3: مسئولیت دبیرخانه «شورای اسناد» بر عهده رئیس سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس می باشد. ماده 5) وظایف و اختیارات شورای اسناد 1- 5 - سیاستگذاری، هدایت، هماهنگی و نظارت بر فرآیند "شناسایی، جمع آوری، تنظیم، پردازش، ثبت، حفظ، نگهداری و بهره برداری از اسناد مرتبط با دفاع مقدس" در داخل و خارج از کشور. 2- 5 - تصویب شیوه نامه نحوه شناسائی، دسترسی، بررسی، ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع مقدس. 3- 5 - تصویب دستورالعمل ها، شیوه نامه های ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش، نگهداری و اطلاع رسانی اسناد و مدارک دفاع مقدس دارای طبقه بندی و عادی. 4- 5 - تصویب آیین نامه امحاء اوراق زائد و نظارت بر اجرای آن. 5- 5 - تشخیص و تائید اوراق، زائد قابل امحاء که توسط دستگاه های مشمول موضوع این آیین نامه و با همکاری سازمان اسناد تهیه و تنظیم شده است، پس از انجام بررسی های لازم و صدور مجوز امحای آنها. 6- 5 - استانداردسازی و تصویب برگه ها(فرم ها)ی موردنیاز در حوزه اسناد و مدارک دفاع مقدس. تبصره 1: مصوبات شورای اسناد برای اجرا در سازمان های لشکری از طریق رئیس ستاد کل نیروهای مسلح و رئیس هیئت امنای بنیاد ابلاغ می شود. تبصره 2: مصوبات شورای اسناد، دریافتی از طریق ستادکل نیروهای مسلح برای اجرا در سازمان های کشوری از طریق رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران با توجه به اختیارات قانونی برابر «ماده3» قانون تأسیس آن سازمان ابلاغ می شود. ماده 6) وظایف دبیرخانه: 1- 6 - نظارت بر حُسن اجرای این آئین نامه و هماهنگی بین کلیه دستگاه های مشمول در خصوص اسناد و مدارک دفاع مقدس. 2- 6 - تهیه گزارش نوبه ای در خصوص چگونگی اجرای مفاد آئین نامه و مصوبات شورای اسناد. 3- 6 - دریافت و بررسی فهرست اسناد امحائی ارسالی از دستگاه های مشمول و تطبیق با مجوزهای صادره از سوی شورای اسناد و اعلام موافقت کتبی به دستگاه های مجری. 4- 6 - اعلام نحوه امحاء اوراق زائد به دستگاه های مشمول پس از دریافت صورتجلسه شورا در خصوص اوراق امحائی. 5- 6 - اعلام نظر و پیشنهادهای لازم در خصوص درخواست تعیین تکلیف اسناد راکد سازمان های لشگری و ارائه در شورا برای تصمیم گیری. 6- 6 - انجام امور مربوط به دبیری شورای اسناد و آماده سازی دستور جلسات شورا برای بحث و بررسی و تصمیم گیری. 7- 6 - ارائه مشاوره، کمک و راهنمایی و هماهنگی ،هم افزایی، مشارکت و همکاری فی مابین سازمان اسناد و کلیه دستگاه های مشمول این آئین نامه. 8- 6 - ایجاد هماهنگی در حفظ اسناد و مدارک دفاع مقدس در جهت پیشگیری از پراکندگی و فرسودگی آنها با استفاده از مناسب ترین روش های علمی و فناوری برابر شیوه نامه های مربوط به حفظ و نگهداری منابع آرشیوی، تهیه و تنظیم شده توسط اداره کل مرمت و حفاظت معاونت اسناد ملی «سازمان اسناد ملی». 9- 6 - تشکیل و فعال سازی کارگروه های علمی، فنی و تخصصی حسب مورد با مشارکت اشخاص حقیقی و حقوقی و نمایندگان نهادها و سازمان های ذی ربط در راستای اجرای مفاد این آئین نامه. 10- 6 - بهره برداری مناسب از امکانات و توانمندی های کلیه سازمان ها و نهادها، نیروهای مسلح و مؤسسات فرهنگی. 11- 6 - هماهنگی ایجاد پایگاه آرشیو جامع رقومی(آرشیو دیجیتال) اسناد و مدارک دفاع مقدس به منظور دسترسی و بهره برداری اشخاص حقیقی و حقوقی به صورت نظام مند و آسان به مدارک مزبور برابر دستورالعمل مربوطه. ماده 7) وظایف سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول: 1- 7 - سازمان ها و دستگاه های لشکری و کشوری مجری و مشمول این آئین نامه که امکانات لازم جهت حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دفاع مقدس مطابق با دستورالعمل ها و استاندارهای سازمان اسناد ملی و ستاد کل نیروهای مسلح را دارند موظفند یک نسخه الکترونیکی از اسناد مذکور تهیه و به سازمان اسناد تحویل نمایند. 2- 7 - آن دسته از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول که به هر علت امکان حفظ و نگهداری اسناد مرتبط با دفاع مقدس را به صورت مناسب و استاندارد ندارند، موظفند کاربرگه درخواست تعیین تکلیف اسناد و مدارک دفاع مقدس را تکمیل و به سازمان اسناد ارسال تا نسبت به تعیین تکلیف آن ها اقدام لازم به عمل آید. 3- 7 - در صورت عدم تأیید فهرست ها، دستگاه مجری مکلف است نسبت به رفع نقایص طبق نظر سازمان اسناد اقدام نمایند. 4- 7 - مسئولیت ارزشیابی اولیه اسناد دفاع مقدس (اعم از اداری و استنادی اسناد و سوابق) به عهـده سازمان یا دستـگاه مجری مربوط می باشـد. 5- 7 - پس از تأیید فهرست، دستگاه مجری مکلف است ضمن تطبیق فهرست اسناد و مدارک مربوط را در داخل کارتن های ویژه بسته بندی و به همراه کاربرگه صورتجلسه تنظیمی به سازمان اسناد تحویل نمایند. 6- 7 - سازمان اسناد موظف است پس از دریافت اسناد از سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول، آن ها را برای نگهداری در مخزن آرشیو دفاع مقدس، تحویل سازمان اسناد ملی دهد. 7- 7 - سازمان اسناد ملی مکلف به تأمین مخازن و محل های نگهداری مناسب برای اسناد و مدارک دفاع مقدس دستگاه های مشمول این آئین نامه می باشد و این مخازن در اختیار سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس خواهد بود. 8- 7 - اسناد تحویلی به سازمان اسناد ملی، مشمول مقررات قانون اسناد ملی ایران، مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی خواهد بود. 9- 7 - کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری این آئین نامه موظفند یک نسخه روگرفت از اصل تمام اسناد و مدارک معتبر گردآوری شده خود را در قالب لوح فشرده یا نرم افزار به سازمان اسناد تحویل دهند. ماده 8) وظایف کارگروه اسناد و مدارک استانی: کارگروه اسناد و مدارک استانی درچارچوب مقررات سازمان اسناد، وظیفه هدایت و هماهنگی بین سازمان ها و دستگاه های مجری و مشمول در سطح استان را برای اجرای این آئین نامه بر عهده دارد. ماده 9) دستورات هماهنگی: 1- 9 - سازمان های مشمول این آیین نامه تا زمانی که اسناد و مدارک دفاع مقدس را در اختیار دارند و روند تحویل و انتقال آنها به سازمان اسناد و مدارک دفاع مقدس به انجام نرسیده، موظفند نسبت به آن دسته از اسنادی که افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا منافع ملی لطمه می زند، برابر مقررات مربوط به اسناد طبقه بندی شده و مصوبات شورای عالی امنیت ملی و نیز دستورالعمل مصوب شورای اسناد و مدارک دفاع مقدس عمل نمایند. 2- 9 - فرایند شناسایی، جمع آوری، ساماندهی و پردازش، حفاظت، ثبت، نگهداری و بهره برداری از اسناد و مدارک دفاع مقدس در دستگاه های مشمول انجام خواهد شد. 3- 9 - به منظور استفاده بهینه از منابع موجود، پرهیز از دوباره کاری و در راستای تحقق شبکه جامع اسنادی کشور، کلیه امور مربوط به نحوه ساماندهی، تنظیم، توصیف، پردازش و تهیه نُسخ پشتیبان در چهارچوب این آئین نامه انجام خواهد شد. 4- 9 - کلیه سازمان ها و دستگاه های مجری موظفند از امحاء اوراق زائد، خارج از ضوابط و مقررات این آئین نامه جلوگیری نمایند. ماده 10) این آئین نامه در10 ماده و 5 تبصره در تاریخ 1395/12/05 به تصویب هیئت امنای بنیاد حفظ آثار و نشر ارزش های دفاع مقدس رسید و در تاریخ 1403/11/28 مورد بازبینی، اصلاح و تصویب دوباره هیات امنای بنیاد قرارگرفت که از تاریخ تصویب لازم الاجرا می باشد. رئیس ستاد کل نیروهای مسلح و رئیس هیأت امنای بنیاد سرلشکر پاسدار محمٌد باقری