بخشنامه سازمان اداری و استخدامی در خصوص اقدام کلیه دستگاه های اجرایی به منظور سلامت و شفافیت اداری، یکپارچه سازی و استناد پذیری الکترونیکی مکاتبات و حذف کاغذ به کارگیری سامانه رصد، شناسنامه ملی سند و سامانه اسناد دولت با اصلاحات و الحاقات بعدی

مرجع رسمی — 1396/12/15

بخشنامه سازمان اداری و استخدامی در خصوص اقدام کلیه دستگاه های اجرایی به منظور سلامت و شفافیت اداری، یکپارچه سازی و استناد پذیری الکترونیکی مکاتبات و حذف کاغذ به کارگیری سامانه رصد، شناسنامه ملی سند و سامانه اسناد دولت مصوب 1396,12,15 با اصلاحات و الحاقات بعدی به منظور ارتقای سلامت و شفافیت اداری، تس

بخشنامه سازمان اداری و استخدامی در خصوص اقدام کلیه دستگاه های اجرایی به منظور سلامت و شفافیت اداری، یکپارچه سازی و استناد پذیری الکترونیکی مکاتبات و حذف کاغذ به کارگیری سامانه رصد، شناسنامه ملی سند و سامانه اسناد دولت مصوب 1396,12,15 با اصلاحات و الحاقات بعدی به منظور ارتقای سلامت و شفافیت اداری، تسهیل، تسریع، یکپارچه سازی و استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات، رهگیری و پیگیری مکاتبات بین دستگاه های اجرایی موظفند با توجه به مفاد بندهای ذیل اقدامات لازم را انجام دهند: 1- تعاریف: الف ) سامانه رصد: سامانه ای است که دستورات و پی نوشت های رئیس جمهور محترم و مقامات نهاد ریاست جمهوری و گردش الکترونیکی برخط مکاتبات دستگاه های اجرایی را به صورت درخت واره مورد پایش قرار داده و متناسب با سطوح دسترسی گزارش های مربوطه را ارائه می نماید. ب ) شناسه ملی سند (شمس): فراداده ای ملی است که اجزای داده ای تشکیل دهنده آن یعنی چهار عنصر شناسه منشاء، شناسه حوزه صدور (صادره/داخلی)، شناسه تاریخ (سال) و شناسه ترتیب بصورت یکتا به هر نامه و سند اداری اختصاص می یابد. ج ) سامانه اسناد دولت: سامانه ای است که توسط نهاد ریاست جمهوری به منظور ذخیره سازی، جستحوی سریع و آسان در بازیابی اسناد و ضمائم ذخیره شده در مکاتبات اداری همراه با کنترل دسترسی کاربران، طراحی و اجرایی شده است. 2- به منظور فراگیر نمودن سامانه رصد، نهاد ریاست جمهوری موظف است دسترسی های لازم به سامانه مذکور را برای کلیه دستگاه های اجرایی فراهم نماید. 3- به استناد مواد 35، 37، 38، 41 و تبصره ماده 41 ضوابط فنی و اجرایی توسعه دولت الکترونیکی مصوب شورای عالی فناوری اطلاعات ابلاغ شده به شماره 200/145 مورخ 1393/06/11، دستگاه های اجرایی مکلف اند سامانه مکاتبات خود را به شبکه پیام دولت متصل نموده و وب سرویس سامانه رصد را فعال نمایند. تبصره - مکاتبات اداری بین دستگاه های اجرایی صرفا از طریق سامانه پیام دولت انجام می پذیرد. 4- با توجه به قانون تجارت الکترونیک مصوب 1382/10/17 مجلس شورای اسلامی با هدف احراز اصالت و صحت مکاتبات دولتی، لازم است کلیه اسناد و مکاتبات الکترونیکی منضم به امضای الکترونیکی معتبر باشند. تبصره - دستگاه های اجرایی موظف به دریافت امضای الکترونیکی معتبر از مراکز میانی مجاز صدور گواهی الکترونیکی، برای هر یک از اشخاص صاحب امضاء در مجموعه خود هستند 5- نهاد ریاست جمهوری مکلف است حداکثر تا دو ماه از ابلاغ این بخشنامه الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) را تدوین و به سازمان اداری و استخدامی کشور ارائه نمایند. دستگاه های اجرایی موظف هستند با استفاده از الگوی استاندارد شناسه ملی سند (شمس) و بر اساس دستورالعملی که سازمان اداری و استخدامی کشور ابلاغ می شود نسبت به تخصیص شماره و تاریخ نامه ها، اقدام نمایند. 6- دستگاه های اجرایی موظف اند ارسال و دریافت مکاتبات مراجعین حقیقی و حقوقی را از طریق کلیه کانال های ارائه خدمت اعم از میز خدمت الکترونیکی، پرتال های دستگاهی، میز خدمت غیرالکترونیکی، دفاتر پست و دفاتر پیشخوان دولت و بخش عمومی غیردولتی انجام دهند. ضروری است گردش اداری کلیه مکاتبات به صورت الکترونیکی بوده و با ارائه شناسه پیگیری، قابل رهگیری باشند. 7- نهاد ریاست جمهوری موظف است به منظور کاهش ترافیک شبکه، ساز و کاری ایجاد نماید که دستگاه ها ضمایم مکاتبات (مصوبات، طرح ها و اسناد پشتیبان) را در قالب های word، PDF، PowerPoint، JPG، MPEG4 و ... در "سامانه اسناد دولت" به گونه ای بارگذاری کنند که علاوه بر عدم تغییر فرایند کنونی در تولید نامه، تنها نشانی فایل همراه با نامه برای دستگاه مقصد به عنوان پیوست نامه ارسال گردد. جمشید انصاری × وضعیت های تنقیحی