دستورالعمل بررسی، تنقیح و ارزشیابی گزارش‌ها با اصلاحات و الحاقات بعدی

مرجع رسمی — 1389/10/28

دستورالعمل بررسی، تنقیح و ارزشیابی گزارش‌ها مصوب 1389,10,28 با اصلاحات و الحاقات بعدی در اجرای تبصره ماده 51 آیین‌نامه اجرایی قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور مصوب سال 1360 و اصلاحیه‌های سالی 1375 و 1387، دستورالعمل بررسی، تنقیح و ارزشیابی گزارش‌ها به شرح زیر می‌باشد: فصل اول ـ کلیات: ماده 1 ـ این دستورالعمل درخصوص گزارش‌های نظارتی و بازرسی سازمان اعم از برنامه‌ای، فوق‌العاده و موردی (که جهت ارسال به مراجع ذی‌ربط تهیه می‌شود) مورد استفاده قرار می‌گیرد. ماده 2 ـ تعاریف الف ) آیین‌نامه: آیین‌نامه اجرایی قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور مصوب 15/1/1388. ب ) سازمان: سازمان بازرسی کل کشور. ج ) منطقه: متشکل از چند اداره کل بازرسی استان هم‌جوار یا نزدیک به هم با مرکزیت یک استان. د ) دفتر تنقیح: دفتر بررسی و تنقیح گزارش‌های سازمان. هـ ـ گروه تنقیح: گروه بررسی و تنقیح گزارش‌های هر معاونت یا منطقه. و ) گزارش اصلی: گزارشی است که در محدوده مأموریت نظارت و بازرسی تهیه می‌شود و بر حسب مورد شامل پیشنهادهای اصلاحی (رفتاری، ساختاری)، تعقیب کیفری، اداری، انضباطی و همچنین توصیه، و تذکرها می‌باشد. ز ) گزارش اختصاصی: تعریف مندرج در تبصره ماده 52 آیین‌نامه. فصل دوم ـ بررسی و ارسال گزارش. ماده 3 ـ گزارش بازرسی و نظارت استان اعم از اصلی یا اختصاصی که اجرای پیشنهادهای مندرج در آن، در صلاحیت مراجع استانی است پس از تأیید گروه تنقیح منطقه با امضای مدیرکل بازرسی استان، برای مقام مربوط ارسال می‌شود. تبصره 1 ـ اختلاف نظر بین گروه تنقیح منطقه و مدیرکل استان، در شورای مدیران منطقه مطرح و در صورت عدم رفع آن، مطابق نظر رییس منطقه اقدام خواهد شد. تبصره 2 ـ گزارش‌های نظارت و بازرسی در مورد عملکرد مدیران کل استان و یا مدیران منطقه‌ای دستگاه مورد بازرسی که مخاطب آن مقام استانی یا منطقه‌ای است به استثنای دستگاه‌های مندرج در تبصره‌های 2 و 3 ماده 8 آیین‌نامه اجرایی و همچنین گزارش‌های مربوط به استان یا منطقه که اجرای پیشنهادهای آن در حوزه مسؤولیت و اختیارات معاون وزیر و یا مقام همتراز باشد، با امضای رییس منطقه ارسال می‌شود. تبصره 3 ـ مدیرکل بازرسی استان یا رییس منطقه رونوشتی از گزارش‌های مذکور را به معاونت ذی‌ربط سازمان جهت اعمال وظایف نظارتی ارسال می‌نماید. معاونت ذی‌ربط موظف است هر سه ماه یک بار نسخه‌ای از گزارش‌ها و نیز خلاصه جمع‌بندی مطالب آنها را برای استحضار و صدور دستور لازم به وزیر یا مسؤول دستگاه مربوط ارسال نماید. ماده 4 ـ گزارشی که اجرای پیشنهاد مندرج در آن، در صلاحیت مراجع مرکز باشد همچنین گزارش مربوط به دستگاه‌های موضوع تبصره‌های 2 و 3 ماده 8 آیین نامه اجرایی و به طور کلی گزارش‌هایی که غیر از موارد مذکور در ماده 3 و تبصره 2 آن است، به معاونت ذی‌ربط فرستاده می‌شود و معاونت پس از تأیید گروه تنقیح، آن را با رعایت آیین‌نامه مکاتبات برای مقامات مربوط ارسال می‌نماید. تبصره 1 ـ گزارش استانی یا منطقه‌ای موضوع این ماده پس از تأیید شورای مدیران منطقه به معاونت ذی‌ربط ارسال می‌شود. تبصره 2 ـ در صورتی که نظر گروه تنقیح معاونت مخالف نظر معاون باشد طبق نظر رییس سازمان یا قائم‌مقام وی عمل خواهد شد. رییس یا قائم‌مقام سازمان در صورت لزوم نظر دفتر تنقیح را اخذ می‌نمایند. ماده 5 ـ بررسی و تنقیح گزارش‌هایی که مخاطب آن مقام معظم رهبری، رییس دفتر رهبری، سران سه قوه یا معاونین اول آنان، رییس مجمع تشخیص مصلحت نظام و دبیر شورای نگهبان باشد و یا گزارش‌های مهم به تشخیص رییس و یا معاونین سازمان به عهده دفتر تنقیح است. تبصره ـ در صورت اختلاف نظر بین دفتر تنقیح و معاونت مربوط، برابر نظر رییس سازمان و یا قائم مقام وی عمل خواهد شد. ماده 6 ـ گروه یا دفتر تنقیح، گزارش را از نظر شکل و محتوایی با توجه به شاخص‌های مندرج در ماده «10» در مدت زمان یک هفته بررسی و اظهارنظر می‌نماید. مسؤول گروه یا دفتر تنقیح در صورت ضرورت و اقتضای موضوع گزارش، با ذکر دلایل توجیهی می‌تواند مدت زمان بررسی را یک هفته دیگر افزایش دهد. ماده 7ـ گروه یا دفتر تنقیح با تکمیل فرم‌های ضمیمه این دستورالعمل به شرح زیر اقدام می‌نماید: الف ـ در صورتی که گزارش فاقد ایراد باشد، تأیید و اعاده می‌شود تا به مبادی ذی‌ربط ارسال شود. ب ـ هر گاه گزارش دارای ایراد جزیی باشد اعاده می‌گردد تا پس از رفع ایراد به مبادی ذی‌ربط ارسال شود. ج ـ چنانچه گزارش دارای ایراد اساسی باشد و یا ضرورت بازنگری داشته باشد اعاده می‌شود تا در اسرع وقت، ایراد رفع و گزارش اصلاح‌شده، جهت بررسی مجدد به گروه یا دفتر تنقیح ارسال شود. د ـ در صورتی که گزارش مطالب مفید و قابیل توجه نداشته و یا به دلیل گذشت زمان و تغییر وضعیت، موضوع آن منتفی باشد پرونده جهت بایگانی به مرجع ارسال‌کننده گزارش اعاده می‌شود. تبصره ـ چنانچه برخی از مطالب گزارش قابل ارائه باشد، گروه یا دفتر تنقیح می‌تواند توصیه نماید مطالب مزبور استخراج و طی نامه‌ای به دستگاه ذی‌ربط منعکس شود. ماده 8 ـ در مورد گزارش‌های اختصاصی دارای پیشنهاد تعقیب کیفری، مرجع تهیه‌کننده گزارش می‌تواند قبل از ارسال گزارش به دفتر یا گروه تنقیح، نظر مشورتی دفتر حقوقی سازمان را اخذ نماید. دفتر مزبور موظف است ظرف مدت یک هفته نظر خود را اعلام کند، گروه یا دفتر تنقیح نیز می‌تواند در صورت ضرورت، نظر مشورتی دفتر حقوقی را اخذ نماید. ماده 9 ـ دفتر تنقیح مسؤولیت هدایت و نظارت بر عملکرد گروه‌های تنقیح معاونت و مناطق، همچنین تدوین بخشنامه و شیوه نامه‌های مورد نیاز، تعیین صلاحیت تخصصی اعضای گروه‌های تنقیح معاونت و مناطق، ایجاد هماهنگی و رویه واحد بین آنها را برعهده دارد. دفتر و گروه‌های تنقیح می‌توانند از کارشناسان و صاحب‌نظران سازمان و یا متخصصین خارج از سازمان استفاده نمایند، در هر صورت مسؤولیت اظهار نظر برعهده دفتر یا گروه تنقیح می‌باشد. مدیرکل و اعضای دفتر تنقیح با حکم رییس سازمان و همچنین رییس و اعضای گروه تنقیح معاونت و مناطق حسب مورد، با پیشنهاد معاون، یا شورای منطقه مربوط و تأیید مدیرکل دفتر تنقیح و حکم ریاست سازمان منصوب می‌شوند. فصل سوم ـ ارزشیابی گزارش‌ها: ماده 10 ـ گزارش بر مبنای شاخص‌های زیر و حسب مورد در دو مرحله توسط مدیرکل یا معاونت و همچنین گروه یا دفتر تنقیح ارزشیابی می‌شود: الف ـ کیفیت تنظیم گزارش ب ـ ضرورت اهمیت گزارش الف ـ کیفیت تنظیم گزارش ارزشیابی کیفی گزارش با بررسی ملاک‌های زیر صورت می‌گیرد: 1 ـ تنظیم شکل مناسب گزارش (مطابق ماده 48 آیین‌نامه شامل عنوان ، فهرست، مقدمه، فصل‌بندی تطابق تعداد مستندات منعکس در گزارش با ضمایم آن و ...) (حداکثر 10 امتیاز) 2 ـ صحت ادبی نوشتار و رعایت آیین‌ نگارش. (حداکثر 10 امتیاز) 3 ـ رعایت محور و بازبینه (چک لیست) و هم جهت بودن فصل‌بندی گزارش با آنها و یا رسیدگی در چهارچوب موضوع شکایت یا اعلامیه دریافتی. (حداکثر 10 امتیاز) 4 ـ مختصر و مفید بودن مطالب گزارش (پرهیز از زیاده نویسی و تکرار مطالب، عدم نگارش مطالب غیر ضرور توصیفی و خارج از موضوع و...) (حداکثر 10 امتیاز) 5 ـ مستند بودن مطالب گزارش (ارائه دلایل و مدارک کافی و انطباق موضوع با قوانین و مقررات). ( حداکثر 15 امتیاز) 6 ـ بررسی همه جانبه موضوع از جمله: اخذ توضیح جهت روشن شدن مطلب، رفع ابهام، تکمیل تحقیقات، اخذ دفاع از مسؤولان ذی‌ربط درخصوص سوء‌جریان، تخلفات و جرایم انتسابی و اظهارنظر مستدل در رد یا قبول دفاع آنان.(حداکثر 15 امتیاز) 7 ـ تجزیه و تحلیل عملکرد دستگاه یا موضوع بازرسی و نظارت، استنتاج و نتیجه‌گیری از مجموعه بررسی‌ها و اعلام نظر نهایی.(حداکثر 15 امتیاز) 8ـ میزان تلاش و نحوه دسترسی به اطلاعات و استفاده از فن‌آوری‌های نوین (IT) در بازرسی، (حداکثر 10 امتیاز) 9ـ کیفیت نامه نهایی ( ارائه مختصر و صحیح از محتوای گزارش نظیر نقاط قوت، ضعف، معایب و اهم پیشنهادها). (حداکثر 10 امتیاز) تبصره ـ در صورت ضرورت تهیه گزارش اختصاصی و عدم تهیه آن (10) امتیاز از مجموع امتیازها کسر خواهد شد. ب ـ ضریب اهمیت گزارش ضریب اهمیت گزارش با ملاک‌‌های زیر تعیین می‌شود: 1 ـ فراگیر بودن گزارش از حیث موضوع و محیط. (حداکثر 10) 2 ـ میزان ارتباط گزارش با مشکلات اساسی جامعه و دغدغه‌های مردم. (حداکثر 15 امتیاز) 3 ـ کشف نارسایی‌ها، سوء‌جریان‌ها، جرایم، تخلفات اداری ـ مالی. (حداکثر 25 امتیاز) 4 ـ اثر بخشی نظارت و بازرسی که در گزارش منعکس و مستند باشد. ( حداکثر 10 امتیاز) 5ـ به هنگام بودن گزارش (ارسال به موقع گزارش به دفتر یا گروه تنقیح ) با ترتیب زیر: ـ برنامه‌ای ظرف مدت دو ماه پس از اتمام بازرسی ـ فوق‌العاده ظرف مدت یک ماه پس از اتمام بازرسی ـ موردی ظرف مدت ده روز پس از اتمام بازرسی (حداکثر 20 امتیاز) 6 ـ ارائه پیشنهادهای مناسب، قابل اجرا و اثر‌بخش (صریح، مستند، مرتبط با موضوع بازرسی و مخاطب آن، ایجاد اصلاحات ساختاری، ارتقای قانون‌گرایی و سلامت اداری). (حداکثر 20 امتیاز) تبصره 1ـ گزارش اداره کل بازرسی استان که در سطح گستره استان و بالاتر باشد از حداکثر امتیاز مقرر در بند (1) بهره‌مند خواهد شد. تبصره 2 ـ چنانچه به اقتضای موضوع یا شرایط خاص، رعایت بعضی از ملاک‌های مربوط به کیفیت و اهمیت گزارش ممکن یا ضروری نباشد، لیکن گزارش از اهمیت فوق‌‌العاده‌ای برخوردار باشد، گروه یا دفتر تنقیح ضمن بررسی و اظهار نظر لازم به شرح مواد فوق، برای ارزشیابی گزارش مذکور حسب مورد از رییس منطقه یا معاون ذی‌ربط دعوت به عمل می‌آورد تا با هماهنگی و همفکری نسبت به ارزشیابی آن اقدام نمایند. در صورت حصول اختلاف، ضمن انعکاس نظرات طرفین به مدیرکل نظارت، ارزشیابی عملکرد و رسیدگی به شکایات، نظری که مورد تأیید مدیرکل مذکور قرار گیرد ملاک عمل خواهد بود. تائیدیه مدیرکل به صورت مکتوب یا شفاهی اخذ خواهد شد و چنانچه به صورت شفاهی باشد مراتب صورتجلسه شده و به امضای رییس گروه و یا مدیرکل تنقیح و رییس منطقه و یا معاون سازمان خواهد رسید. تبصره 3 ـ در صورتی که گزارش پس از ارسال به مبادی ذی‌ربط اثربخشی فوق‌العاده و مشهودی داشته و در ضریب اهمیت مؤثر باشد، رییس منطقه یا معاون ذی‌ربط می‌تواند مراتب را مستند و مستدل به دفتر یا گروه تنقیح مربوط جهت تجدیدنظر در امتیازات اعلام نماید. ماده 11 ـ با توجه به میزان امتیاز دهی، ضریب کیفیت و اهمیت گزارش براساس جداول زیر تعیین می‌شود: جدول شماره (1): ضریب کیفیت جدول شماره (2):ضریب اهمیت امتیاز کیفیت ‌تنظیم گزارش ضریب امتیاز ضریب کمتراز 40 ضعیف 1 کمتر از 40 1 60 ـ 40 متوسط 2 60 ـ 40 2 75 ـ 61 خوب 3 75 ـ 61 3 90 ـ 76 خیلی خوب 4 90 ـ 76 4 100 ـ 91 عالی 5 100 ـ 91 5 ماده 12 ـ امتیاز نهایی هر گزارش براساس فرمول زیر تعیین می‌گردد: امتیاز نهایی = ضریب اهمیت × ضریب کیفیت مثال: امتیاز نهایی گزارشی که با کیفیت خیلی خوب و ضریب اهمیت 3 ارزشیابی شده، 12 خواهد بود. 12 = 3 × 4 (امتیاز نهایی گزارش) = (ضریب اهمیت براساس جدول شماره2) × (ضریب کیفیت براساس جدول شماره 1) ماده 13ـ ملاک امتیاز دهی گزارش، اولین گزارش ارسالی به دفتر یا گروه تنقیح می‌باشد. تبصره ـ چنانچه گزارش جهت رفع نقص و تکمیل ( موضوع بند ج ماده 7) در چند مرحله در گروه و یا دفتر تنقیح مطرح شود برای هر بار ارزیابی گردیده و میانگین امتیازات اولین و آخرین مرحله ارزیابی ملاک عمل خواهد بود. ماده 14 ـ نسخه‌ای از ارزشیابی کلیه گزارش‌ها توسط دفتر یا گروه تنقیح به دفتر نظارت، ارزشیابی عملکرد و رسیدگی به شکایات سازمان ارسال می‌گردد. ماده 15 ـ دستورالعمل سابق تنقیح و ارزشیابی گزارش‌های بازرسی و سایر مقررات مغایر با آن لغو می‌گردد. ماده 16 ـ این دستورالعمل در 16 ماده و 12 تبصره توسط رییس سازمان بازرسی کل کشور تهیه و تنظیم و پیشنهاد گردیده و به استناد ماده 73 آیین‌نامه اجرایی قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور در مورخ (28/10/1389) به تصویب رییس قوه‌قضاییه رسیده است. صادق لاریجانی- رییس قوه‌قضاییه × وضعیت های تنقیحی